در دوره‌های مختلف زمانی برای ایجاد نظم و نگرش درست در بین اعضا و گروه‌های متفاوت سازمان از روش‌های متعددی استفاده می‌شود. هدف نهایی سازمان تحقق چشم‌اندازهای پیش رو است و مسیرهای متنوعی برای این…
در دوره‌های مختلف زمانی برای ایجاد نظم و نگرش درست در بین اعضا و گروه‌های متفاوت سازمان از روش‌های متعددی استفاده می‌شود. هدف نهایی سازمان تحقق چشم‌اندازهای پیش رو است و مسیرهای متنوعی برای این منظور در دسترس هستند؛ اما به نظر شما زمان کافی برای آزمون و خطا یا امتحان تمام روش‌ها در اختیار مدیران ارشد و تصمیم گیرندگان اصلی وجود دارد؟
احتمالا شما هم با این مسئله موافق هستید که منابع و زمان یک شرکت بسیار با ارزش است و نمی‌توان از هر شیوه‌ای برای مدت زمان کوتاهی استفاده کرد و سپس به سراغ مورد بعدی رفت؛ چنین کاری فقط اعضا و گروه‌های شرکت را به سمت بی‌نظمی و سردرگمی بیشتر هدایت می‌کند. برای جلوگیری از هدررفتن زمان و منابع سازمان، بهتر است از شیوه‌های مطمئنی که امتحان خود را پس داده‌اند استفاده کنید. یکی از این روش‌ها، روش OKR است. احتمالا از خودتان می‌پرسید که روش OKR چیست؟
اگر دوست دارید شرکت و اعضای گروه خود را به روشی مطمئن در جهت رسیدن به اهداف تعیین شده سوق دهید، این مقاله ویژه شما و کارآفرینان یا صاحبان مشاغل و شرکت‌های آینده است؛ پس تا انتهای مقاله با رشدانا همراه باشید.
OKR در حقیقت مخفف عبارت Objective and Key Results به معنی اهداف و نتایج کلیدی است؛ OKR به عنوان روشی برای تعریف و پیگیری اهداف و نتایج مختلف در سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. بازه‌های زمانی تعیین چشم‌اندازها به سبک OKR، سه ماهه یا فصلی است اما در بعضی موارد به شکل سالانه هم تعریف می‌شود.
برای استفاده از OKR ابتدا باید با ویژگی‌های عناصر مختلف آن آشنا شوید. ابتدا به بررسی ویژگی‌های Objective می‌پردازیم.
Key Results هم مانند Objective ویژگی‌های خاص خود را دارند که در موارد زیر خلاصه می‌شوند:
اولین بار، شرکت INTEL از این روش استفاده کرد و به نوعی، مبدع آن به شمار می‌رود. امروزه شرکت‌های معروفی در سرتاسر دنیا از جمله لینکدین، گوگل، توئیتر، اوراکل، زیگنا و غیره هم از این روش در سازمان خود استفاده می‌کنند. در ابتدا شرکت‌ها از KPI برای این منظور استفاده می‌کردند که شاخص عملکرد نام داشت؛ حالا شیوه OKR به نوعی جایگزین شیوه قبلی است و یک شاخص عمومی محسوب می‌شود.
شاید سوال پیش بیاید که تعریف دقیق روش OKR چیست؟ باید بگوییم که در OKR تک تک اعضا و افراد سازمان موظف هستند که ابتدا به برنامه و کار دیگر افراد دقت کنند؛ مثلا بدانند که همکار آن‌ها روی چه موضوعاتی کار می‌کند یا کارهای قبلی انجام شده در راستای همان موضوع به چه شکل بوده است؟ تدوین استراتژی‌های مرتبط با OKR فقط مختص اعضای میان و پایین رده نیست و تمام اعضا از بالاترین تا پایین‌ترین باید در آن شرکت کنند.
هر OKR و نتایجی که از این مدل توسط اعضای مختلف استخراج و تدوین می‌شود، به پروفایل آن‌ها یعنی آدرس ایمیل یا شماره تلفن متصل است. OKR های مربوط به تمام ادوار گذشته یک سازمان هم در صورتی که تدوین شده باشد، باید به صورت دقیق و عمیق بررسی شده و در دسترس قرار بگیرند؛ برای مثال گوگل 13 سال است که از این شیوه در شرکت خود استفاده می‌کند و نتایج مربوط به OKR های تمام این دوران در دسترس هستند.
مزایای روش OKR در سازمان‌های مختلف به عوامل متفاوتی بستگی دارد؛ اما به طور کلی، نقاط قوت استفاده از OKR در موارد زیر خلاصه می‌شود:
به کمک این بخش، اهداف اصلی از فرعی متمایز می‌شوند تا سازمان برنامه‌ریزی دقیقی برای تحقق هر یک آن‌ها به کار بگیرد. پژوهش ها و مطالعات اخیر نیز نشان دهنده این موضوع اند که همزمان با اجرای این مدل، کارکنان آگاهی بیشتری نسبت به اهداف سازمان پیدا کرده و دید واضح تری نسبت به وظایف شغلی خود خواهند شد.
بنابراین عملکرد آنان بهبود یافته و کارایی بیشتری برای سازمان خواهند داشت، زیرا هنگامیکه یک کارمند بداند با انجام صحیح وظایف شغلی اش، سازمان را به اهداف اصلی اش نزدیکتر می‌کند، احساس تأثیر گذاری بیشتری خواهد داشت و قطعا مؤثرتر از قبل به فعالیت خود ادامه میدهد.
به کمک این ویژگی، ارتباطات مفیدی در سطح سازمان بین گروه‌ها و مجموعه‌های مختلف برقرار می‌شود. همانطور که در پاراگراف قبلی هم اشاره کردیم، تبیین اهداف سازمان اثرات مثبت فراوانی بر عملکرد کارمندان خواهد داشت. یک نمونه از این آثار مثبت، ایجاد همکاری و همدلی میان پرسنل می‌باشد. آن ها با شناخت اهداف سازمان، به یکدیگر کمک می‌کنند تا سازمان را به اهدافش برسانند و خود نیز از این موضوع منتفع می‌شوند.
میزان پیشرفت مجموعه در هر دوره به کمک این شاخص‌ها ارزیابی شده و برای مسافت باقیمانده تا تحقق اهداف بعدی طرح‌ریزی می‌شود. البته به کمک ابزار مدیریتی OKR اهداف چالشی انتخاب می‌شوند تا اعضاء یک تیم یا سازمان، ترغیب شوند با بهبود عملکرد خود، منجر به پیشرفت و توسعه سازمان شوند.
ایجاد همبستگی و یکپارچگی در بین اعضا برای ایستادن در کنار یکدیگر در راستای تحقق چشم‌اندازهای تعیین شده، به کمک این ویژگی امکان‌پذیر است. در واقع تکنیک OKR، بر چگونگی مشارکت کارکنان در یک بازه زمانی مشخص تمرکز می‌کند و در شرایط مناسب، 60 درصد OKR های تیم یا شرکت، توسط کارکنان تعییبن می‌شود تا انگیزه کافی در افزایش تلاش خود داشته باشند. آنچه مهم است، عدم دیکته کردن اهداف از سوی مدیران به کارمندان و تمرکز بر تلاش های کل سازمان می‌باشد.
ابزار مدیریتی OKR از جمله سیستم‌های انعطاف پذیری محسوب می‌شود که متناسب با شرایط موجود، قابلیت تغییر نتایج کلیدی و اهداف کوتاه مدت را برای سازمان یا تیم ها ایجاد می‌کند. این ویژگی باعث می‌شود تا همچون سایر روش های هدف گذاری غیر قابل انعطاف، منجر به شکست در مسیر هدف گذاری نشود.
از سوی دیگر در این روش، می‌توان پس از گذشت زمان مشخصی از مسیر طی شده (مثلا پس از طی یک چهارم مسیر) توقفی کوتاه ایجاد نموده و مسیر را بازبینی نمود. به این ترتیب، می‌توان از انجام صحیح اهداف و نتایج کلیدی اطمینان حاصل کرده و در صورت وجود هر گونه خطا، اقدام به رفع آن نمود و سپس حرکت رو به جلو را آغاز کرد.
یکی از تفاوت های عمده روش هدف گذاری OKR با سایر روش های هدف گذاری همچون SMART در این است که علاوه بر توجه به اهداف، به نتایج کلیدی نیز توجه ویژه ای دارد و به دنبال این اصل مهم می‌باشد که یک سازمان یا تیم، چگونه میخواهد به اهدافش برسد؟
بنابراین، اگر مسیر هدف گذاری خود را به 4 قسمت تقسیم نمایید، با رسیدن به یک چهارم مسیر، بایستی نتایج کلیدی را مجددا تعریف نمایید تا در ادامه مسیر، اهداف سازمان واضح و دور از ابهام باشند. علیرغم اینکه، تعریف نتایج کلیدی در طول مسیر باعث می‌شود نیازها، فعالیت ها، ابزار و حتی ابتکارات لازم برای دستیابی به اهداف را کشف کرده و آن ها را برای ادامه مسیر، جمع آوری نمود.
برای درک بهتر روش OKR و اینکه چگونه این تکنیک، ابزاری برای تعیین یک هدف می دهد و سپس نحوه رسیدن به آن را تعریف می‌کند؛ لازم دانستیم تا آن را در قالب یک مثال ساده بیان کنیم.
هدف (o): افزایش درآمد در سال 1400
نتیجه کلیدی 1 (KR1): دستیابی به درآمد ماهیانه 500 میلیون تومان
نتیجه کلیدی 2 (KR2): افزایش 25 درصدی تعداد فروش های آنلاین تا پایان آذر ماه 1400
نتیجه کلیدی 3 (KR3): افتتاح یک شعبه جدید در پایان 6 ماه اول و دوم هر سال
در این مقاله، درباره این موضوع که روش OKR چیست و چه کاربردهایی دارد صحبت کردیم. اگر نگاهی دقیق به پیرامون خود بیندازید، شرکت‌های بسیاری را می‌بینید که از نظم و هماهنگی مطلوبی برخوردار نیستند. از نظر شما مشکل دقیقا کجاست؟ شاید یکی از دلایل این مشکلات و عواقب بعدی آن‌ها، عدم آموزش کافی در حیطه‌های مدیریتی و رهبری گروه باشد.
در هر صورت، اجرای روش‌هایی مانند OKR می‌تواند تا حد زیادی به برقراری هماهنگی و پیوستگی بین بخش‌های مختلف یک سازمان کمک کند و روابط را بهبود ببخشد. پیشنهاد می‌کنیم حتما از چنین روش‌هایی در ساماندهی مجموعه‌های خود استفاده کنید.
امیدواریم این مقاله برای شما کاربردی بوده باشد. به نظر شما تفاوت OKR و KPI چیست و چه عواملی در OKR تاثیر گذار هستند؟ نظرات خوبتان را با ما مطرح کنید.
