آیا تاکنون به این موضوع فکر کرده‌اید که یک شرح شغلی خوب و استاندارد تا چه حد میتواند برای سازمان مفید باشد؟ اگر شما هم جزء آن دسته از مدیران یا کارکنانی هستید که گمان…
آیا تاکنون به این موضوع فکر کرده‌اید که یک شرح شغلی خوب و استاندارد تا چه حد میتواند برای سازمان مفید باشد؟ اگر شما هم جزء آن دسته از مدیران یا کارکنانی هستید که گمان می‌کنید شرح شغل، صرفا یک تکه کاغذ بدون استفاده است و جای آن در بایگانی می‌باشد؛ کاملا در اشتباهید! واقعیت این است که هنوز یا استفاده کاربردی از این کاغذ را نیاموخته و یا با مزایای بیشمار آن آشنا نیستید.
جالب است بدانید، بسیاری از مدیران، به بهانههای گوناگون از تنظیم یک شرح شغل استاندارد، فرار کرده و این کار بسیار مهم را به تعویق می‌اندارند. این مدیران، به درستی نمیدانند که وجود یک نمونه شرح شغل، تا چه اندازه میتواند به ارتقاء سازمان و مدیریت بهینه امور کمک کند. اگر هر یک از کارکنان به وضوح بدانند که باید چه کاری انجام دهند و چه کارهایی در حیطه وظایف آنان قرار ندارد؛ به مراتب عملکرد بهتری دارند. از سوی دیگر، این امر موجب افزایش بهرهوری آنان شده و اینگونه مدیران حتی از راه دور هم میتوانند اداره امور را تحت نظر داشته باشند.
ما در این مقاله از رشدانا، قصد داریم درمورد مزایا و نحوه تنظیم شرح شغلی، به صورت کامل صحبت کنیم. از یاد نبرید که این موضوع از اهمیت فراوانی برخوردار است. چرا که شفافیت در تعیین وظایف، منجر به کاهش بار مدیریتی امور شده و سپس میتوانید بر مسائل مهمی همچون توسعه و رشد سازمان خود تمرکز کنید.
شرح شغلی (Job Description) که به اختصار به آن JD گفته میشود سندی است که وظایف و مسئولیت های یک فرد را در یک سازمان تعریف می‌کند و یکی از کارآمدترین ابزار مدیریتی در مدیریت منابع انسانی می‌باشد. یک شرح شغل استاندارد به طور کلی دارای جزئیات زیر می‌باشد:
یکی از مهمترین کارکردها و دلایل ایجاد شرح شغل‌ها، این است که به متقاضیان استخدام و کارجویان کمک می‌کند تا پیش از ارسال رزومه و یا انجام مصاحبه، تصمیم بگیرند برای فرصت شغلی مورد نظر مناسب هستند یا نه؟ چه بسا فردی به یک پوزیشن شغلی علاقمند باشد اما این علاقه صرفا به خاطر تصورات او شکل گرفته باشد. از این رو، اطلاع یافتن از تمام جزئیات یک فرصت شغلی، باعث میشود فقط افرادی که شرایط کاری موجود در شرح شغل را دارا هستند برای استخدام اقدام کرده و سایر متقاضیان، از آن صرف نظر نمایند.
جالب است بدانید حدود 52 درصد از کارجویان، وجود شرح شغلی را بر بسیار مهم دانسته و تأکید کرده‌اند که این موضوع تأثیر چشمگیری بر تصمیمشان داشته است.
همانطور که اشاره کردیم، هر موقعیت شغلی، باید دارای یک شرح شغل باشد. به عبارت دیگر، مدیر منابع انسانی موظف است پس از بررسی و تحلیل جایگاههای شغلی سازمان، نسبت به نوشتن شرح شغل اقدام کند. اما برای این کار او باید یک جایگاه شغلی را از دو بعد زیر بررسی کند. این ابعاد عبارتند از:
در جاب دیسکریپشن، باید تمام موارد زیر لحاظ شوند:
به یاد داشته باشید که شرح شغلی، فقط منحصر به اینگونه موارد بیان شده نیست و در مرحله بعد باید تمام ویژگی‌های مورد نیاز کارمند را نیز بدست آورید.
در اینجا، تمام ویژگی‌هایی که یک کارمند برای تصدی شغل لازم دارد را بررسی میکنیم. در این حال، توصیه میشود با دقت کامل، این خصوصیات را شناسایی کرده و حتما در زمان استخدام به کارمند خود ارائه دهید. این ویژگی‌ها عبارتند از:
همانطور که میدانید فرایند جذب و استخدام، بسیار پیچیده است. از این رو، هزینه‌های فراوانی نیز بر سازمان تحمیل می‌کند. تهیه و تنظیم یک شرح شغل استاندارد، کمک می‌کند تا شایسته‌ترین افراد را استخدام کنید. چرا که افراد متقاضی پس از مطالعه شرح وظایف، تصمیم می‌گیرند برای این شغل مناسب‌اند یا نه. این امر از سویی باعث جلوگیری از اتلاف وقت و انرژی افراد کارجو میشود و از طرف دیگر، سازمان را درگیر فرایند مصاحبه با افراد ناکارآمد نمیکند.
علاوه بر آن JD دارای مزیت‌هایی از جمله موارد زیر می‌باشد:
یکی از شیوه‌های تدوین شرح شغل که در ادامه به آن اشاره میکنیم، پرسش و پاسخ است. نوشتن این پرسشنامه، مستلزم طراحی سؤالات کاربردی است. در همین راستا، میتوانید از پرسش‌های زیر استفاده کنید.
بسیاری از مدیران و کارکنان واحد منابع انسانی (HR) در جمعآوری اطلاعات مورد نیاز شرح شغلی با مشکل مواجهند. بنابراین در این قسمت، روش‌های رایج در دستیابی به اطلاعات لازم را توضیح میدهیم. این روش‌ها عبارتند از:
در این روش، تیمی از افراد متخصص که شامل سرپرست، افراد با سابقه و شاغل در همان پست، مدیران ناظر بر آن جایگاه شغلی و حتی اساتید متخصص دانشگاهی تشکیل میشود. این تیم با همفکری یکدیگر، شرح شغلی یک پست سازمانی را بررسی و سپس، طراحی می‌کنند.
البته در اینجا علیرغم تمامی نکات مثبتی که شاهد آن هستیم، متأسفانه به نظرات و تجربیات کارمند توجهی نمیشود. از آن مهم‌تر، ممکن است تیم متخصصان واقعیت‌های حال حاضر شغل را ندانند و تصمیمات اشتباهی اتخاذ کنند.
بهتر است بدانید مصاحبه دارای انواع زیر است:
در این روش، از فرد کارمند خواسته میشود که به ثبت دقیق وقایع روزانه بپردازد. هر چند این روش، بسیار توصیه میشود اما باید این احتمال را داد که ممکن است کارمند در گزارشات خود اغراق کند. برای جلوگیری از این مشکل، کافی است کارشناس HR سازمان مدتی در پست مورد نظر مشغول به کار شده و تجربههای خود را مکتوب کند.
البته، این راه هم برای مشاغل ساده امکان پذیر است و در مشاغلی که نیازمند مجموعهای از مهارت‌های پیچیده هستند، شدنی نیست.
جالب است بدانید که برخی از مشاغل را میتوان با استفاه از روش مشاهده مستقیم مورد مطالعه قرار داده و سپس یک شرح شغل استاندارد برای آن ایجاد کرد. برای مشاهدات بلند مدت، میتوان به جای نظارت هر روزه و مستقیم فرد تحلیلگر، از دوربین فیلم برداری استفاده نمود.
فرد تحلیلگر با یادداشت برداری و نوشتن فعالیت‌های کارمند، میتواند نتیجه گیری خوبی داشته باشد. اما این روش، برای مشاغلی مثل پزشک که فعالیت فیزیکی دارند مناسب است و برای مشاغل شناختی همچون یک ریاضیدان، کارایی ندارد.
مهمترین مزیت پرسشنامه این است که علاوه بر کاهش هزینه‌های جمع آوری اطلاعات، میتوان در کوتاه‌ترین زمان ممکن به اطلاعات مورد نظر دست یافت. اصولا، پرسشنامه‌ها دارای سؤالات عینی و قضاوتی هستند که در حدود 4 تا 6 صفحه طراحی میشوند و اتفاقا طرفداران بسیاری هم دارند.
ما در این مقاله از رشدانا، به ابعاد مختلفی از شرح شغلی اشاره کرده و توضیح دادیم که برای تدوین جاب دیسکریپشن پست‌های سازمان، چه روش‌هایی وجود دارد. چنانچه، در پست مورد نظر یک یا چند کارمند در حال فعالیت هستند، از آنهای برای نوشتن شرح شغل کمک بگیرید و اگر به تازگی قرار است چنین پست سازمانی را راه اندازی کنید، از تجربیات متخصصان این حوزه بهره مند شوید.
آیا تا به حال تجربه تدوین شرح شغل یا JD را داشتهاید؟ اگر در این زمینه همچنان سؤال یا ابهامی دارید آن را در قسمت کامنتها با ما در میان بگذارید. تجربهها و نظرات ارزشمندتان، تکمیل کننده مطالب این مقاله است.
