آیا تا به حال نام چرخه دمینگ را شنیده‌اید؟! اولین بار فردی به نام دکتر ویلیام دمینگ (William Deming) بود که صحبت از این رویکرد را به میان آورد. این چرخه، اصول کلیدی دارد که…
آیا تا به حال نام چرخه دمینگ را شنیده‌اید؟! اولین بار فردی به نام دکتر ویلیام دمینگ (William Deming) بود که صحبت از این رویکرد را به میان آورد. این چرخه، اصول کلیدی دارد که در نتیجه استفاده از آن، بهبود کیفیت در محصولات و خدمات حاصل می‌شود. برای آن‌که بدانید این اصول کدامند و منظور از برنامه بهبود مستمر چیست، پیشنهاد می‌کنیم تا انتهای مطلب با ما همراه باشید.
قبل از آن‌که به سراغ شرح معنای چرخه دمینگ برویم، می‌خواهیم شما را با مفهوم بهبودی مستمر آشنا کنیم. برای درک بهتر این موضوع، به مثالی که آورده‌ایم، توجه کنید. تصور کنید که اخیرا امتیاز مربوط به رضایت مشتری در سایت فروشگاهی شما کاهش چشم‌گیری داشته است. زمانی که به بررسی و پیگیری این موضوع می‌پردازید، متوجه می‌شوید که اکثر مشتریانتان از تاخیر در تحویل و آسیب‌دیدگی محصول شکایت کرده‌اند.
باتوجه به این موضوع، تصمیم می‌گیرید که پروژه آزمایشی کوچکی را طراحی کرده و به مدت یک ماه اجرا نمایید. در این پروژه، محصولات را از یک تامین‌کننده دیگر تهیه و تحویل مشتری می‌دهید. نتیجه، مثبت بودن بازخوردها است و از این پس تصمیم می‌گیرید که با تامین‌کننده جدید همکاری داشته باشید. این کار، همان چرخه دمینگ است که در ادامه بیشتر با آن آشنا خواهید شد!
دکتر ویلیام ادوارد دمینگ که در جایگاه مشاور مدیریت شاغل بود، در دهه 1950 دست به ابداع روشی زد که منجر به شناخت فرآیندها و محصولات می‌شد. به مرور زمان که مدیران و مسئولان بیشتری این روش را شناختند، از آن به عنوان استراتژی استفاده کردند. چرخه دمینگ، کمک می‌کند تا نظرات خود را در مورد بخش‌ها و نظریه‌هایی که به تغییر نیاز دارند، مطرح کنید و در مرحله بعدی، در چرخه بهبود مستمر، مورد ارزیابی قرار دهید. دکتر دمینگ که بنیان‌گذار این روش بود نیز از چرخه ابداعی خود استفاده می‌کرد. دلیل آن‌که این فرآیند را با نام PDCA می‌شناسند، استفاده از چهار کلمه مهم در آن است. این کلمات عبارتند از:
در مراحل بعدی مشخص شد که کلمه Check (بررسی) بیشتر از Study (تحقیق) به موفقیت فرآیندها کمک می‌کند. اما ترجیح دمینگ این بود که به جای بررسی‌های مکرر، نوآوری‌ها و برنامه‌های اولیه را مطالعه و پیگیری کند. دلیل تمرکز او بر روی Study این بود که اعتقاد داشت جستجوی دانش جدید، همواره با نظریه هم‌سو است. به همین دلیل بهتر است از درست بودن نظریه خود اطمینان حاصل کنید.
مهم‌ترین کاربرد PDCA، حل مشکلات و پیاده‌سازی دقیق و روش‌مند راه حل‌ها است. برای استفاده درست از این چرخه، لازم است در ابتدا به خوبی مراحل آن را بشناسید.
اولین کاری که برای استفاده از دمینگ باید انجام دهید، شناخت و درک مشکل یا فرصت پیش رو است. به عنوان مثال، ممکن است در مجموعه‌ای که شاغل هستید، استاندارد محصولات به اندازه کافی بالا نباشد و یا فرآیند بازاریابی آن‌طور که انتظارش را دارید، پیش نرود. به هر حال لازم است در اولین گام، اطلاعات را به خوبی بررسی کنید، ایده‌هایی را مطرح کنید و پس از آن‌که آن‌ها را مرور کردید، به سراغ برنامه‌ریزی برای پیاده‌سازی بروید. در این مرحله، باید به این اطمینان برسید که تمام فاکتورهای رشد و پیشرفت را مورد بررسی قرار داده‌اید.
پس از پیدا کردن راه‌حل احتمالی، بهتر است ابتدا آن را در یک پروژه آزمایشی و در یک مقیاس کوچک‌تر مورد ارزیابی قرار دهید. با این کار، می‌توانید متوجه شوید که آیا تغییرات ایجاد شده نتایج بهتری را حاصل می‌کنند یا خیر! پس از اجرای پروژه آزمایشی، داده‌های لازم را جمع‌آوری کنید تا بهتر متوجه کارکرد درست تغییرات شوید.
در سومین مرحله چرخه دمینگ، نتایجی که در قسمت پروژه آزمایشی به دست آوردید را با انتظارات خود در مرحله 1 مقایسه کنید. سپس نتایج به دست آمده را تحلیل کرده تا میزان موفقیت ایده خود را بسنجید. اگر درصد موفقیت ایده شما پایین بود، مجددا به مرحله اول برگردید و در صورت موفقیت‌آمیز بودن آن، مرحله 4 را انجام دهید. ممکن است در این مرحله این فکر به ذهنتان برسد که به سراغ اعمال تغییرات بیشتر بروید و مرحله (عمل) و (بررسی) را چندین بار تکرار کنید. این کار شدنی است، اما لازم است بدانید که در صورت کار نکردن برنامه اصلی، باید حتما به مرحله اول بازگردید.
در این قسمت از چرخه دمینگ، بایستی ایده خود را که از موفقیت آن مطمئن شده‌اید، اجرا نمایید. به یاد داشته باشید، همان‌طور که مشخص است، نام این فرآیند (چرخه دمینگ) است. منظور از (چرخه) این است که هیچ نقطه شروع و پایانی برای آن وجود ندارد و گاهی اوقات لازم است برای رسیدن به نتیجه مطلوب، بارها تکرار شود. محصولی که از این چرخه به دست می‌آید، تبدیل به معیار جدیدی می‌شود، اما شما می‌توانید مجددا چرخه را تکرار کنید تا به راه‌های جدیدتری برای بهبود بیشتر محصول دست پیدا کنید.
حال که دانستید چرخه دمینگ چیست و چگونه انجام می‌شود، شاید این سوال برایتان پیش آمده باشد که از این چرخه در چه جاهایی می‌توان استفاده کرد؟ در واقع شما در هر سازمانی می‌توانید PDCA یا همان PDSA را به کار بگیرید. به بیانی بهتر، این چرخه می‌تواند برای بهبود هر محصول یا هر فرآیندی موثر واقع شود. بهبود محصول در سازمان‌های مختلف ازطریق شکستن مراحل تولید آن به قسمت‌های کوچک‌تر و بررسی روش‌های بهبود امکان‌پذیر است. به گفته متخصصان مربوطه، از این چرخه در طرح‌های مدیریت کیفیت جامع یا شش سیگما نیز استفاده می‌شود که در بهبود کلی فرآیندها بسیار تاثیرگذار است.
لازم به ذکر است که استفاده از دمینگ در مقایسه با روش‌های اجرایی آماده، مانند گانگ‌هو (Gung Ho) بسیار آهسته‌تر است. به همین دلیل بسیاری از کارشناسان بر این باورند که برای مدیریت امور ضروری و فوری، روش مناسبی نیست. همچنین به منظور استفاده از این چرخه، همه افراد تیم باید موافقت کرده و همکاری لازم را داشته باشند تا به نتیجه دلخواه برسند. چنانچه مجموعه یا سازمان شما نیاز به تغییرات بنیادین داشته باشد، بهتر است به جای چرخه دمینگ، روش‌های دیگری را انتخاب کنید! چراکه این فرآیند توانایی ارائه فرصت‌های بزرگ و متعدد برای نوآوری‌های بیشتر را ندارد.
بدون شک برای هر سازمان و مجموعه‌ای، بهبود شرایط حاضر اهمیت خاصی دارد. روش‌های زیادی برای بررسی و بهبود محصولات و خدمات وجود دارند، اما یکی از کارآمدترین آن‌ها، چرخه دمینگ نام دارد. در این مقاله، به تفصیل در مورد این روش و راه‌های انجام آن صحبت کردیم.
