در دوران دانشگاه احتمالا برای هر یک از ما پیش آمده است که اساتید از ما خواسته‌اند درمورد کارگاه، کلاس و… گزارشی تهیه کنیم. اما عده کثیری از دانشجویان نمی‌دانند که به طور دقیق منظور…
در دوران دانشگاه احتمالا برای هر یک از ما پیش آمده است که اساتید از ما خواسته‌اند درمورد کارگاه، کلاس و… گزارشی تهیه کنیم. اما عده کثیری از دانشجویان نمی‌دانند که به طور دقیق منظور از گزارش نویسی چیست. به همین دلیل آن طور که انتظار دارند، نمره مطلوبی در این زمینه کسب نمی‌کنند! بسیاری از دانشجویان بر این باورند که با تمام شدن دوران تحصیل، از گزارش نویسی نیز خلاص می‌شوند در صورتی که نمی‌دانند این مهارت در محیط کار نیز کاربرد دارد! به دلیل اهمیت بالایی که مهارت گزارش نویسی در مراحل مختلف زندگی دارد، در این مطلب قصد داریم یک دفترچه راهنمای کامل گزارش نویسی را در اختیارتان بگذاریم. اگر شما هم جزو آن دسته از افرادی هستید که نمی‌دانید چطور باید یک گزارش باکیفیت تهیه کنید، تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
در محیط‌های تحصیلی دیده شده است گاهی اوقات، به اشتباه!واژه‌های مقاله و گزارش به جای یکدیگر استفاده می‌شوند! اما معمولا در محیط‌های علمی و فنی و همچنین در محیط کار به دلیل نیاز مبرم به گزارش نویسی، این مهارت در جای دقیق خود مورد استفاده قرار می‌گیرد. لازم به ذکر است که مقاله با بحث و استدلال در ارتباط است، در صورتی که گزارش بر بیان حقایق تمرکز دارد. ویژگی‌های یک گزارش عبارتند از:
برای اینکه بتوانیم راهنمای کامل گزارش نویسی را شرح دهیم، باید ذکر کرد که این مهارت هم مانند سایر مهارت‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. معمولا اکثر افراد زمان لازم برای یادگیری و بهبود این مهارت صرف نمی‌کنند. این درحالی است که اهمیت آن از سایر جنبه‌های مهارت ارتباطی چیزی کم ندارد و می‌تواند نقش کلیدی در رشد و پیشرفت افراد در فضای آموزشی و کاری ایفا کند.
دلایل متعددی وجود دارد که هر یک از آن‌ها نشان دهنده اهمیت بالای گزارش نویسی هستند. همانطور که می‌دانید گزارش نویسی یکی از مهارت‌های مهم در تولید محتوا است. بنابراین تسلط یا عدم تسلط بر این مهارت، سرنوشت فعالیت‌های وابسته به تولید محتوا را تحت تاثیر قرار خواهد داد. از دیگر اهمیت‌های تهیه گزارش، می‌توان به ایجاد کوچک‌ترین سندهای سازمانی اشاره کرد. درواقع این فعالیت نیز به گونه‌ای گزارش نویسی محسوب می‌شود. به طور کلی هر فعالیت مکتوب در فضای کسب و کار، از جنس گزارش نویسی است. به همین دلیل داشتن این مهارت، اهمیت بالایی در محیط‌های کاری دارد. از دیگر اهمیت‌های گزارش نویسی می‌توان به تاثیر آن در رشد و پیشرفت کسب و کارها اشاره کرد.
تا این قسمت از مطلب با گزارش و اهمیت کسب مهارت گزارش نویسی آشنا شدید. در این بخش 5 مورد از مهم‌ترین اصول گزارش نویسی را با شما در میان خواهیم گذاشت.
یکی از مهم‌ترین اصولی که در گزارش نویسی باید رعایت شود، دقیق و شفاف نویسی است. به گونه‌ای که مطالب نوشته شده، باید متناسب با ادعای شما باشد. منظور از دقیق بودن گزارش این است که همه عنوان‌ها و زیرعنوان‌های مقاله، با توضیحات مطرح شده همخوانی داشته باشند. به عنوان مثال اگر قصد دارید درمورد وزن یک جسم صحبت کنید، دقیقا درمورد همان موضوع مطلب بنویسید نه اینکه (از هر دری سخنی) را به کار بگیرید!
به یاد داشته باشید که مخاطب گزارش شما یک فردی مثل خودتان است. هیچ‌کس تمایلی به خواندن یک محتوای بی نظم و اصطلاحا شلخته ندارد! به همین دلیل باید تمام تلاشتان را به کار بگیرید تا یک اثر هنری خلق کنید. به این معنا که ظاهر گزارشتان را کاملا حرفه‌ای تنظیم نمایید و در صورت امکان چند تصویر، نماد، نمودار، جداول و… را در آن استفاده کنید.
منظور از بهره وری به این معنا است که برای تهیه گزارش، باید آسان‌ترین و سریع‌ترین راه ممکن را پیش بگیرید. در گزارش نویسی تمام سعی خود را داشته باشید تا اطلاعات و داده‌های موردنیاز را تا حد امکان پیچیده نکنید. با رعایت این اصل بهترین گزارش را در کوتاه‌ترین زمان ممکن به دست می‌آورید.
مجموعه گزارش‌هایی که در یک حوزه خاص و درمورد یک موضوع نوشته می‌شود، باید یک ساختار مشخص داشته باشد. مثلا یک استاد دانشگاه، کارفرما یا مدیر در ماه گزارش‌های متعددی را دریافت می‌کند؛ به همین دلیل است که باید گزارشات مرتبط با یکدیگر از یک ساختار ثابت پیروی کنند تا به راحتی قابل شناسایی باشند.
یکی دیگر از معیارهای گزارش نویسی این است که محتوای گزارش باید بتواند در تصمیم گیری مخاطب تاثیرگذار باشد. چنانچه در گزارش خود راهکاری ارائه می‌کنید و یا انتقاد و پیشنهادی دارید، باید کاربردی و مربوط به به موضوع باشد. همچنین یک گزارش مطلوب باید در بستر و زمان مناسبی ارائه شود تا راهنمای کاملی برای تصمیم گیری باشد.
یکی از زیرشاخه‌های مهارت‌های ارتباطی، مهارت در گزارش نویسی است. درواقع اگر گزارش نویسی را راهی برای ارتباط با مخاطبین خود در نظر بگیریم، باید به گونه‌ای باشد که خواننده گزارش، کاملا به شرایط و موقعیتی که در گزارش ذکر شده است واقف شود. درواقع ارتباط گزارش نویسی و مهارت‌های ارتباطی در محیط‌های کاری، زمانی که قصد داریم اطلاعاتی را در اختیار سایر کارکنان یا مدیران بگذاریم، بیشتر نمایان می‌شود.
همانطور که می‌دانید در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف، به منظور آگاهی از نتایج مطالعات، تحقیقات و بازرسی‌ها، میزان پیشرفت اجرای برنامه‌ها و دستورها، بررسی ثمره فعالیت‌ها و پیامدهای آن و… گزارش نویسی لازم است. در این محیط‌ها نیاز است که گزارش، صادقانه نوشته شود. بدین ترتیب این گزارش به منزله یک قاضی است که نواقص موضوع موردنظر را مورد تحقیق قرار می‌دهد. برای هر کارمند و مدیری الزامی است تا به اصول گزارش نویسی واقف باشد و بتواند به طرز صحیح این فعالیت را انجام دهد تا امور سازمان به سمت اهداف پیش بینی شده حرکت کند.
در قسمت‌های قبلی گفتیم که یکی از اصول مهم گزارش، ایجاد یک ساختار منسجم برای آن است. اجزای ساختار گزارش بنابر نوع سازمان یا نوعی گزارشی که در نظر دارید، می‌تواند متفاوت باشد. بنابراین قبل از تهیه یک گزارش، لازم است نکاتی که درمورد آن وجود دارد را مطالعه کنید. در این بخش قصد داریم بخش‌های مختلف ساختار یک گزارش معمولی که در اکثر سازمان‌ها مرسوم است را معرفی کنیم.
در یک گزارش علمی، چکیده خلاصه مختصر و مفیدی از محتویات گزارش است. اکثر متخصصان این حوزه توصیه می‌کنند که نوشتن چکیده به مرحله آخر کار و هنگامی که دقیقا می‌دانید نکات کلیدی گزارشتان چه چیزهایی هستند، موکول شود. بخش چکیده باید بسیار کوتاه باشد و شما مجاز هستید تا حداکثر یک صفحه از گزارش خود را به آن اختصاص دهید. هدف اصلی این بخش این است که مخاطب شما در یک نگاه اجمالی از محتویات گزارش شما مطلع شود؛ به همین دلیل نیازی به طولانی کردن توضیحات در آن وجود ندارد.
مقدمه هر گزارش نشان‌دهنده این است که شما قصد توضیح چه مطلبی را دارید. در این قسمت لازم است به نتیجه گزارش هم اشاره کوتاهی داشته باشید.
نوشتن بدنه اصلی گزارش باید به اندازه کافی با دقت و ساختاربندی شده صورت گیرد تا خواننده به خوبی متوجه موضوع و منظور آن شود. برای آن که بتوانید این بخش را به بهترین شکل ممکن بنویسید، لازم است بدنه را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و برای هر بخش زیرعنوان‌های مربوط به قسمت‌های مهم را درنظر بگیرید. در هر زیرعنوان لازم است نکات مهم و قسمت‌هایی که مورد اختلاف هستند را کاملا شفاف و مختصر شرح دهید. همچنین اگر در زمینه خاصی نتایج تجربی به دست آورده‌اید، می‌توانید آن را در این قسمت مطرح نمایید. تمام اطلاعات درج شده در بدنه گزارش لازم است با دستور کار و موضوع اصلی آن مرتبط باشد.
در قسمت نتیجه‌گیری باید توضیح دهید که از اطلاعات مطرح شده در گزارش چه برداشتی می‌شود؟ در این بخش می‌توانید پیشنهادات خود را نیز بیان کنید. منظور از پیشنهادات، توصیه‌های کارشناسی شده شما برای بهبود موقعیت است و باید به اندازه کافی دقیق و قابل اندازه‌گیری باشند. در بعضی از گزارش‌ها، بخش جداگانه‌ای برای پیشنهادات در نظر گرفته می‌شود.
همانطور که می‌دانید یکی از مهارت‌های مهم ارتباطی، نوشتن است. ازنوشتن می‌توان برای اهداف مختلف استفاده کرد که یکی از این هدف‌ها گزارش نویسی می‌باشد. در محیط‌های آموزشی و محیط‌های کاری، آشنایی با مهارت گزارش نویسی بسیار مهم و کارآمد است. در این مطلب سعی بر آن داشتیم که به روشنی راهنمای کامل گزارش نویسی را شرح دهیم و شما را با اهمیت آن آشنا کنیم.
