این روزها مهم‌ترین رکن هر کسب و کاری، مدیریت صحیح است. مدیریت معنایی بالاتر از واگذاری وظایف شغلی به اعضای تیم را دارد. درواقع یک مدیر پروژه باید بتواند به میزان کافی کل تیم را…
این روزها مهم‌ترین رکن هر کسب و کاری، مدیریت صحیح است. مدیریت معنایی بالاتر از واگذاری وظایف شغلی به اعضای تیم را دارد. درواقع یک مدیر پروژه باید بتواند به میزان کافی کل تیم را با نیازهای اجرایی، زمان تامین نیازها و نحوه انجام کار آشنا کند. پرسشی که وجود دارد این است که چگونه می‌توانیم به عنوان یک مدیر، تمامی وظایف خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهیم؟ در این مقاله از رشدانا، به شما بهترین ابزار مدیریت پروژه را معرفی خواهیم کرد تا بتوانید بهتر از عهده وظایف خود بربیایید.
به صورت کلی پروژه، تلاشی موقت به منظور تولید محصول، خدمات و یا نتیجه‌ای منحصر به فرد است. در سال‌های اخیر رشد چشمگیری در نحوه مدیریت پروژه‌ها به وجود آمده است. وظیفه مدیران پروژه برخلاف مدیران شرکت‌های مختلف، محدود به نظارت بر یک جنبه عملیات نمی‌شود. آن‌ها باید بتوانند تمامی جوانب پروژه را بررسی کنند و از اجرای درست و به موقع آن مطمئن شوند. برای انجام تمامی این امور، کسب مهارت‌های خاص الزامی است؛ چرا که ورود به عرصه مدیریت کار چندان آسانی نیست.
یکی از عواملی که در روند کسب و کار و مدیریت بهتر تاثیرگذار است، به کارگیری ابزارهای مدیریت پروژه است. با استفاده از این برنامه‌ها، مدیران می‌توانند به صورت کارآمدتری تیم خود را همراهی کنند و وظایف مربوطه را انجام دهند. دلیل اهمیت استفاده از برنامه‌های مدیریتی، اطلاع کامل از رویدادهای انجام شده در پروژه و افزایش کارآمدی اعضای تیم است. البته به یاد داشته باشید که تمامی این ابزارها مناسب نیستند و تنها به کارگیری حرفه ای ترین و بهترین ابزار مدیریت پروژه، شما را در رساندن به هدفتان یاری خواهد کرد.
برای این که بتوانید بهترین ابزار مدیریت پروژه را انتخاب کنید، در ادامه چند نکته را بررسی کرده‌ایم.
یک نرم افزار مدیریت خوب باید بتواند در برنامه ریزی کارها به شما کمک کند. با استفاده از این ویژگی می‌توانید به راحتی پروژه‌ها را تعریف و سازماندهی کنید و برای هرکدام از آن‌ها زمان سررسید تعریف نمایید.
با استفاده از یک ابزار مدیریت پروژه مطلوب، باید بتوانید عملکرد کلی اعضای تیم را بسنجید و با یکدیگر مقایسه کنید. همچنین این امکان را خواهید داشت که خروجی‌ها و زمان اختصاص داده شده برای هر وظیفه را بررسی نمایید.
برنامه‌ای در زمینه مدیریت پروژه می‌تواند به عنوان بهترین ابزار باشد که امکان برقراری تماس با سایر اعضای تیم را به خوبی فراهم آورد. همچنین اعضا بتوانند در مورد کارهای یکدیگر اظهار نظر کنند و بازخورد بگیرند.
از دیگر ویژگی‌هایی که برای انتخاب یک ابزار مناسب مدیریتی باید به آن‌ها توجه داشته باشید، عبارتند از:
در ادامه چند مورد از بهترین ابزارهای مدیریتی را معرفی خواهیم کرد. بدین ترتیب راحت‌تر می‌توانید نرم افزار مناسب کسب و کار خود را انتخاب نمایید.
با استفاده از Trello، سیستمی ساده برای نظارت بر تمامی جوانب کاری در اختیارتان قرار می‌گیرد. این ابزار امکان اختصاص بردهای مختلف به کارها را به وجود آورده است. همچنین با استفاده از کارت‌ها، تگ‌ها، اولویت بندی و سایر قابلیت‌ها به بهترین شکل ممکن می‌توانید وظایف را تعریف و دسته بندی کنید.
سایر ویژگی‌های ترلو به صورت مختصر به شرح زیر است:
انعطاف پذیری بالای ترلو باعث شده برای همه قابل استفاده باشد؛ خواه شغل فریلنسری داشته باشید یا بخواهید یک تیم را مدیریت می کنید، قادر خواهید بود از قابلیت های این نرم افزار بهره ببرید.
بهتر است بدانید که این برنامه صرفا برای ساماندهی به امور حرفه ای طراحی نشده و علاوه بر اینکه یک نرم افزار مدیریتی محسوب می‌شود، می‌تواند در برنامه ریزی های شخصی (مانند برنامه ریزی برای امتحانات پایان ترم، لیست کردن امور مربوط به یک مسافرت کاری و حتی برنامه ریزی برای یک مهمانی بزرگ) نیز ابزار بسیار مفیدی باشد.
اگر نحوه کار کردن با این ابزار ساده را یاد داشته باشید به راحتی می‌توانید، حجم زیاد کارهای تلنبار شده و وظایف انجام نشده خود را ساماندهی کنید، هر چند که یک تیم کاری بزرگداشته باشید و یا انبوهی از کارهای به تعویق افتاده داخل لیست برنامه های شخصی روزانه تان.
به این ترتیب با استفاده از 4 عنصر اصلی ترلو که در ائامه به آن اشاره می‌کنیم و همچنین توسط امکانات گسترده آن، نظم بیشتری به کارهای خود ببخشید.
بورد همان تخته سیاه و یا وایت برد حال حاضر است که فعالیت های یک پروژه بر روی آن قرار می‌گیرد. بنابراین اگر در حال انجام یک پروژه با هم تیمی های خود هستید یا قصد مسافرت رفتن با دوستان تان را دارید، بایستی تکالیف و وظایف افراد را در این قسمت قرار دهید.
لیست ها به بورد افزوده می‌شوند و هیچ محدودیتی در تعداد این کار وجود ندارد. بهترین و اثر بخش ترین روش ممکن برای افزودن لیست کارها در بورد، تقسیم بندی آن ها به 3 دسته زیر است:
واحد تشکیل دهنده یک بورد، کارت ها هستند که برای مشخص کردن تکالیف و وظایف کوچکتر مورد استفاده قرار می‌گیرند. در واقع کارت ها می‌توانند ریز ترین و جزئی ترین کارهای ممکن در یک پروژه همچون یادآوری جلسه ساعت 10 صبح، لفو طراحی یک یک عکس و… باشند. شما می‌توانید با استفاده از گزینه (Add another card) یا همان افزودن یک کارت، در انتهای هر لیست یک کارت جدید تعریف کنید، سپس کلیه اعضائی که مخاطب آن کارت هستند، آن را مشاهده خواهند کرد.
در قسمت منو که جایی برای کنترل بورد ترلو می‌باشد، تنظیمات کارها و مدیریت پروژه ها صورت می‌گیرد. به این صورت که توسط این گزینه میتوان اعضاء جدیدی به تیم اضافه کرده و یا افرادی را حذف نمود، کارت ها را فیلتر نموده و در نهایت، فعالیت های انجام شده تیم را از این قسمت مشاهده نمود.
اگر به دنبال مدیریت کارآمد در زمینه پروژه‌های کامل، وظایف کوچک و یادداشت‌ها هستید، به شما پیشنهاد می‌کنیم این برنامه را امتحان کنید. با استفاده از این ابزار می‌توانید همه چیز را سفارش سازی کنید.
ویژگی‌های بارز کلیک آپ عبارتست از:
این برنامه امکان تعامل بیشتر و هم فکری اعضای یک تیم با یکدیگر را فراهم کرده است. چند مورد از مشخصات دیگر این برنامه را در ادامه بیان کرده‌ایم:
با به کارگیری آسانا در مدیریت پروژه‌ها، می‌توانید به خوبی وظایف یک نفر را تحت نظر بگیرید و عملکرد او را آنالیز کنید. با استفاده از این برنامه، فهرست وظایف کاری تهیه می‌شود و طبق نظرتان می‌توانید آن‌ها را تغییر دهید. آسانا به خوبی با سایر ابزارها سازگاری دارد. به صورتی که به راحتی با ابزارهایی نظیر Slack ، OutPlanr،Google Calendar ، Dropbox لینک می‌شود. در ادامه ویژگی‌های بیشتری از آسانا را معرفی می‌کنیم:
Miroکه قبل تر به آن Realtime Board گفته میشد، در واقع یک وایت برد دیجیتال محسوب می‌شود و یکی از ابزارهای مفید در مدیریت پروژه های آنلاین می‌باشد. این پلتفرم برای پروژه های دورکاری نیز بسیار کارآمد است و با استفاده از آن می‌توانید جلسات طوفان فکری، کارگاه هایی همچون داستان سرایی های آنلاین و امثال آن را برگزار کنید.
اعضاء یک تیم هنگام استفاده از ابزار میرو برای مدیریت پروژه ها و همینطور مستندسازی، نیاز به ابزارهای جانبی دیگر ندارند. زیرا میرو امکانات جالب توجهی همچون تماس از راه دور را دارا می‌باشد. از سوی دیگر امنیت این ابزار به دلیل ادغام شدن با سایر ابزارهای مدیریت پروژه مانند Dropbox و Salesforce در سطح بسیار خوبی قرار دارد.
امروزه با توجه به گسترده شدن کارها و نیاز به نظارت همه جانبه بر فعالیت‌های افراد یک تیم، ابزارهای مدیریتی زیادی طراحی شده‌اند. مدیران می‌توانند با به کارگیری این ابزارها، به خوبی کارهای پروژه را زمان بندی کرده، وظایف را تقسیم کنند و بر چگونگی انجام آن‌ها نظارت داشته باشند. برای داشتن بهترین انتخاب، نکاتی را در این مقاله ذکر کردیم که با توجه به آن‌ها می‌توانید بهترین ابزاری که در زمینه مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند را انتخاب کنید.
امیدواریم این مقاله برای شما کاربردی بوده باشد. شما برای مدیریت صحیح و نظم دادن به امور کاری خود، ترجیح می دهید از کدام ابزار استفاده کنید؟ نظرات خوبتان را با ما در میان بگذارید.
Teleworking and its Tools
مدیریت کسب و کار و پرسنل از راه دور و آموزش دورکاری
