بسیاری از شرکت‌ها و سازمانهای بزرگ در جهان، جهت سهولت در فرایند استخدام خود از سیستم‌ها و نرم افزارهای مختلف استخدامی استفاده می‌کنند. یکی از همین نرم افزارهای بسیار کاربردی، اتوماسیون استخدام و جذب (ATS)…
بسیاری از شرکت‌ها و سازمانهای بزرگ در جهان، جهت سهولت در فرایند استخدام خود از سیستم‌ها و نرم افزارهای مختلف استخدامی استفاده می‌کنند. یکی از همین نرم افزارهای بسیار کاربردی، اتوماسیون استخدام و جذب (ATS) می‌باشد. اینکه نرم افزار ATS چیست و چگونه در فرایند استخدام کارجویان، به کمک سازمانها میآید موضوعی است که در ادامه راجع به آن صحبت میکنیم.
در واقع، فرایند جذب و استخدام در سازمانها مانند تمام فرایندهای کاری دیگر نیازمند طراحی بهینه و پایش مناسب است. بنابراین، مدیریت فرایند پیچیدهای همچون استخدام، به‌ویژه هنگامی که حجم اطلاعات ورودی بالا باشد، مستلزم بهره گیری از سیستمهای پیشرفته نرم افزاری همچون ATS است.
ATS که به آن سیستم ردیابی متقاضیان شغلی نیز گفته می‌شود، دادههای افراد جویای کار را به صورت کاملا متمرکز جمع آوری می‌کند و سپس این دادهها را در اختیار مدیران و کارشناسان بخش استخدام قرار می‌دهد. به این صورت، کیفیت فرایند جذب و استخدام افزایش یافته و میزان دقت کارشناسان مربوطه نیز بیشتر از قبل خواهد بود.
در ادامه همراه رشدانا باشید تا علاوه بر بیان ویژگی‌های این نرم افزار، نحوه کار، مزیت‌ها و تأثیر آن بر رد یا قبول رزومه کارجویان را بررسی کنیم.
اتوماسیون استخدام و جذب (Applicant Tracking System) که به اختصار به آن ATS گفته می‌شود؛ سیستمی پیشرفته و تحت وب است که فرایند استخدام متقاضیان کار، از ارسال رزومه تا تکمیل سایر فرم‌های سازمان را مدیریت و پایش می‌کند. در واقع مهمترین ویژگی و مزیت این نرم افزار این است که جستجوی اطلاعات کاربران را تسهیل کرده و فرایند استخدامشان را سازماندهی مینماید. هر چند کاربرد سیستم ATS محدود به نظم بخشیدن به رزومه‌های دریفتی نبوده و به مدیران این اجازه را می‌دهد که با وارد برخی کلمات کلیدی در نرم افزار، رزومه‌های مورد نظر خود را از سایر درخواست‌های شغلی جدا کنند.
از دیگر موضوعاتی که در فرایند استخدام زمان بسیاری را از مدیران می‌گیرد، تطابق کارجویان با فرصت شغلی مورد نظر می‌باشد. به عنوان مثال، شرکتی برای استخدام بازاریاب محتوا آگهی استخدام انتشار کرده و پس از دو روز، بیش از هزار رزومه دریافت کرده است. گستره رزومه‌های دریافتی بعضا بسیار متنوع بوده و ممکن است از کارشناس دیجتیال مارکتینگ گرفته تا یک معلم زبان انگلیسی نیز در این میان درخواست استخدام داده باشند.
از این رو، ATS که نمونه‌ای پیشرفته از هوش مصنوعی است در اینجا به کمک کارفرما آمده و از میان هزار رزومه ارسال شده، تنها رزومه‌هایی که با عنوان شغلی بازاریاب محتوا همخوانی دارند را در اختیار کارفرما قرار می‌دهد.
به طور کلی، نرم افزار جذب و استخدام دارای ویژگی‌های زیر می‌باشد:
ATS ا ابتدا با انتشار یک موقعیت شغلی شروع به کار می‌کند. در واقع، این سیستم که قابلیلت اتصال به سامانه‌های ارسال آگهی استخدام آنلاین را دارد، فرصتهای شغلی مورد نظر و شرایط آن را در بسترهای لازم برای کارجویان به اشتراک میگذارد.
سپس، کارجویانی که آگهی را مشاهده کرده‌اند، رزومه خود را ارسال می‌کنند و کارفرما قادر است مراحل کارگزینی این افراد را به راحتی دنبال کند. البته، در این سیستم امکاناتی نظیر فرم‌های از پیش آماده شده نیز وجود دارد که میتوان از کارجو تقاضا کرد همزمان با ارسال رزومه این فرم‌ها را تکمیل نماید. این فرم‌ها به شناخت بهتر توانایی‌ها و شخصیت کارجویان کمک کرده و کارفرما را در انتخاب گزینه بهتر، یاری می‌کنند.
نحوه کار برخی از این سیستم‌ها اینگونه است که با استفاده از کلمات کلیدی تعیین شده از سوی مدیر منابع انسانی، کارجویان قوی از افراد ضعیف فیلتر و یا جدا می‌شوند. این در حالی است که در این روش احتمال خطا وجود دارد اما کارفرما ناچار به انجام است. چرا که او را از بررسی تعداد بسیار زیادی رزومه، بی نیاز کرده و استخدام موفقتری را برای افراد رقم میزند.
در مرحله آخر، بدون نیاز به تماس تلفنی یا درخواست حضور، از طریق سامانه به ایمیل افراد متقاضی کار اعلام می‌شود که رزومه آنها انتخاب یا رد شده است. ویژگی مثبت دیگر این نرم افزار، در این است که مدیر منابع انسانی را قادر میسازد تا مدت‌ها رزومه‌های دلخواه را در دیتابیس ذخیره کند. به این شکل، رزومه‌های قوی، برای مدت‌های طولانی نزد مدیر باقی مانده و در نیازهای شغلی بعدی نیز می‌تواند به آنها دسترسی داشته باشد.
احتمالا این پرسش برایتان بوجود آمده که چرا مدیران بخش منابع انسانی، از اتوماسیون استخدام و جذب استفاده می‌کنند؟ به طور کلی باید گفت که این سیستم، گرارشات نموداری بسیار حرفهای و پیچیده را در اختیار مدیران منابع انسانی قرار می‌دهد و از این رو، یک ابزار فوق العاده مناسب جهت بهینه سازی و سازماندهی فرایند استخدام نیروی انسانی محسوب می‌شود.
به طور معمول، شرکت‌ها آگهیهای استخدامی خود را در زمانهایی مشخص منتشر می‌کنند و در این آگهی‌ها چندین فرصت شغلی وجود دارد. همین امر باعث می‌شود روزانه حجم بسیار بالایی از رزومه به سمت مدیران سرازیر شود از سوی دیگر، خیلی از افراد جویای کاری که صلاحیت استخدام در آن عناوین شغلی را ندارند با این تصور که سنگ مفت، گنجشک مفت، درخواست کار خود را ثبت کرده و ایمیل می‌کنند.
حال پی بردید که یک فرایند به ظاهر ساده، تا چه حد درگیری و مشغله ذهنی برا مدیران انسانی ایجاد می‌کند؟ در مجموع، فرایند جذب و استخدام اگر بدون بهره گیری از ATS انجام شود، زمان و انرژی بسیار زیادی را هدر خواهد داد.
سیستم هوشمند ATS، می‌تواند تمام رزومه‌های دریافت شده را در یکجا جمع آوری و نگهداری کند، رزومه‌ها را سازماندهی کرده و با انجام اولویت بندی خودکار، رزومه‌های برتر را انتخاب نماید. از سوی دیگر، بخاطر عدم استفاده از کاغذ و ثبت اطلاعات کارجویان در نرم افزار، امکان گم شدن اطلاعات به صفر خواهد رسید.
این نرم افزار، ارتباط میان واحد منابع انسانی و کارجویان را آسان می‌کند، دارای امکانات جانبی متعدد همچون کامنت گذاری و رتبه بندی می‌باشد و به بررسی تطابق میان رزومه‌های دریافتی با عنوان شغلی مورد نظر میپردازد.
از دیگر مزیت‌ها و دلایل بکارگیری اتوماسیون جذب و استخدام میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
در ادامه خواهیم گفت که این اتوماسیون پرکاربرد و مفید، با چه روشی می‌تواند رزومه‌های برتر را شناسایی کرده و درصد خطای انسانی در انتخاب کارجویان توانمند را کاهش دهد.
بهتر است بدانید، مدیران چیزی حدود 5 تا 7 ثانیه زمان برای رؤیت درخواست‌های کاری ارسال شده زمان نمی‌گذارند. آنها نگاهی کلی به مهارت‌ها، سوابق شغلی و تحصیلات افراد کرده و در همان زمان اندک گفته شده تصمیم میگیرند، راجع به کارجوی مورد نظر اطلاعات بیشتری کسب کنند یا نه!
همانطور که میدانید این نرم افزار قابلیت انطباق مشخصات ارسال شده با عنوان شغلی مورد نظر را دارد. از این رو، به جای اینکه کارفرما برای مشاهده رزومه‌ها وقت بگذارد، با ارائه یک دستور به نرم افزار، می‌تواند رزومه‌ها را بر اساس امتیاز دریافت شده از سوی اتوماسیون، طبقه بندی کند. سپس، برای رزومه‌های انتخابی به میزان کافی وقت گذاشته و تمرکز خود را بر تعداد محدودی از درخواست‌ها قرار دهد.
هیچ می‌دانستید که اتوماسیون ATS قابلیت سرچ کلمات کلیدی را دارد؟ مدیران منابع انسانی دقیقا با استفاده از همین گزینه، کلمات کلیدی خود را در بخشهای مختلف رزومه‌ها همچون مهارت‌ها، سوابق، تحصیلات و… جستجو کرده و به فیلتر کردن درخواست‌ها میپردازند.
به عوان مثال اگر مدیری قصد استخدام فردی در جایگاه مدیر روابط عمومی را داشته باشد، کافی است کلمه “مدیر/ کارشناس روابط عمومی” را در میان عناوین شغلی سرچ کند. هر چند، سرچ از حالت ساده نیز می‌تواند خارج شده و حالت پیچیدهتری داشته باشد. در هر صورت، مدیران با جستجوی کلمات کلیدی مورد نظر خود، به تمام رزومه‌هایی که دارای همان عنوان باشند دسترسی پیدا کرده و سایر رزومه‌ها شانسی برای دیده شدن نخواهند داشت.
از این رو، ما در رشدانا توصیه میکنیم، علاوه بر مطالعه مقالات مرتبط با نگارش رزومه، در زمان نوشتن رزومه نیز به کلمات کلیدی مورد نظر کارفرما دقت کافی داشته باشید. یک روش ساده برای دستیابی به این کلمات کلیدی، بررسی دقیق شرح شغل شغلی در آگهی استخدامی است. یعنی اگر در آگهی عنوان کارمند اداری را مشاهده کردید، حتما این کلمه را در رزومه خود قید کنید تا شانس استخدام شدنتان افزایش یابد.
در طول این مقاله از رشدانا، تلاش کردیم علیرغم پاسخ به سؤال نرم افزار ATS چیست، نحوه کار این اتوماسیون را نیز توضیح دهیم. در واقع این نرم افزار، به تشخیص سریع کارجویان برتر کمک کرده و به فرایند جذب و استخدام شرکت‌ها شتاب می‌دهد.
همانطور که گفتیم، روش کار این اتوماسیون به گونه‌ای است که مدیران منابع انسانی را از به کارگیری همزمان چند اپلیکیشن بی نیاز خواهد کرد. از سوی دیگر، کافی است که کارفرما در میان رزومه‌های دریافت شده، یک کلمه کلیدی را جستجو کند؛ نتایج بدست آمده همان چیزی است که او میخواهد و به این شکل، سایر رزومه‌ها شانسی برای دیده شدن نخواهند داشت.
آیا تا به حال از نرم افزار ATS استفاده کرده‌اید؟ به نظر شما بهره گیری از چنین سیستم‌هایی تا چه حد به استخدام افراد شایسته کمک خواهد کرد؟ نظرات ارزشمند خود را با ما به اشتراک بگذارید.
Human Resource Generalist
استخدام موفق با مدیر منابع انسانی محقق می شود
