در سازمان‌های امروزی یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های مجموعه، نیروی انسانی آن در نظر گرفته می‌شود. درواقع همین امر سبب شده تا سیستم مدیریت منابع انسانی با هدف ایجاد ساز و کارهای اثربخش، در هر مجموعه…
در سازمان‌های امروزی یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های مجموعه، نیروی انسانی آن در نظر گرفته می‌شود. درواقع همین امر سبب شده تا سیستم مدیریت منابع انسانی با هدف ایجاد ساز و کارهای اثربخش، در هر مجموعه استقرار یابد. مدیران منابع انسانی همواره در تلاشند تا با تمرکز بر پیوند شغل و شاغل، تجزیه و تحلیل شغل و غنی سازی، زمینه لازم برای گسترش مشاغل و پیشرفت متصدیان را فراهم کنند. یکی از ابزارهای کارآمد که در جهت توسعه منابع انسانی استفاده می‌شود، تجزیه و تحلیل شغل است. برای اینکه بدانید مفهوم و هدف آن چیست، تا انتهای این مطلب با رشدانا همراه شوید.
در هر سازمان، یک سری فعالیت وجود دارد که باید به منظور سهولت در پیش‌برد، به وظایف کوچک‌تر تقسیم شوند. پس از تقسیم شدن این فعالیت‌ها، نیاز است تا هرکدام از بخش‌های کوچک آن به اداره‌ها، واحدها، پست‌ها و جایگاه‌های مختلف واگذار شود. بدین ترتیب کارآیی سازمان افزایش یافته و کنترل امور راحت‌تر انجام می‌شود. از نظر کارشناسان، کوچک‌ترین واحد کار که وظایف شبیه به هم در آن انجام می‌شود، شغل نام دارد. در علم روانشناسی صنعتی و سازمانی، به دنبال تعیین وظایف و خصوصیات انسانی مورد نیاز برای انجام هر جایگاه شغلی، تجزیه و تحلیل شغل انجام می‌گیرد. به بیانی ساده، منظور از این تجزیه و تحلیل، هر نوع فعالیت یا فرآیند جمع آوری، تنظیم و آنالیز اطلاعات مربوط به شغل‌های موجود در یک سازمان است.
به طور کلی در مبحث تجزیه و تحلیل شغل با دو رویکرد روبرو هستیم. اولین مورد آن با نام رویکرد شغل محور شناخته می‌شود. این رویکرد، وظایف و خصوصیات مربوط به مشاغل را توصیف و تشریح می‌کند. وظایف، قابلیت جداسازی از یکدیگر را دارند، البته به شرطی که در چهارچوب سلسه مراتب انجام شوند! این سلسله مراتب به گونه‌ای است که توصیف‌های سطح بالاتر به بخش‌های کوچک و کوچک‌تر تقسیم می‌شود که عبارتند از:
رویکرد دوم با نام فرد محور معرفی شده است. این رویکرد، توصیف کننده خصوصیات چهارگانه KSAO می‌باشد که هرکس برای انجام موفق شغل خود به آن نیاز دارد. سه ویژگی اول این رویکرد به طور کلی بر عملکرد شغل‌ها متمرکز هستند و ویژگی چهارم آن مربوط به انطباق و رضایت از شغل است. این خصوصیات چهارگانه عبارتند از:
شاید از خود بپرسید که اصلا این اقدامات چرا و با چه هدفی صورت می‌پذیرد؟! در ادامه با ما همراه باشید تا پاسخ پرسش خود را دریافت کنید. در این بخش به شما خواهیم گفت که هدف از تجزیه و تحلیل شغل چیست؟
اولین قدم برای اینکه یک مجموعه تصمیم به استخدام یک نفر بگیرد، بررسی صفات انسانی یا ویژگی‌های چهارگانه فرد متقاضی است. وجود این ویژگی‌ها در موفقیت شغلی هر فرد نقش بسیار مهمی دارد. تهیه و جمع‌آوری اطلاعات معنادار و صحیح درباره جایگاه شغلی موردنظر، در تهیه آزمون‌های استخدامی و اجرای مصاحبه‌های استخدامی حرفه‌ای بسیار تاثیرگذار است. سازمان‌ها هرچقدر بیشتر برای جمع‌آوری اطلاعات دقیق راجع به خصوصیات انسانی و ویژگی شغل‌ها تلاش کنند، قادر خواهند بود فرد مناسب‌تری را برای جایگاه شغلی موردنیاز مجموعه استخدام نمایند. لازم به ذکر است که انتخاب فرد مناسب و منطبق با ویژگی‌های شغلی، یکی از مهم‌ترین اهداف در هر سازمان است.
زمانی مسئول آموزش و بهبود منابع انسانی می‌تواند در زمینه محتوای برنامه‌های آموزشی سازمان بهترین تصمیم را بگیرد که از نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل اطلاع داشته باشد. علاوه بر محتوای برنامه‌ها، موضوعات دیگری مانند زمان موردنیاز برای آموزش هر موضوع درسی، انتخاب شرکت کنندگان در هر برنامه، انتخاب روش‌های آموزشی و وسایل و ابزارهای لازم برای آموزش نیز به وسیله آنالیزهای شغلی میسر خواهد شد.
به دلیل محدودیت در فرصت‌های ارتقا و محدود بودن افراد در دستیابی به ویژگی‌های چهارگانه، واضح است که تمام افراد یک سازمان نمی‌توانند به بالاترین پله نردبان شغلی خود صعود کنند. تحلیل شغل باعث می‌شود ویژگی‌های لازم برای هر سطح از نردبان شغلی مشخص شود و این موضوع به رشد شغلی کارمندان مجموعه کمک شایانی می‌کند.
گاهی اوقات برای اینکه از نیروی کار شاغل در سازمان استفاده بهتری شود، ساختار کلی مشاغل تغییر می‌کند. به عنوان مثال، برای اینکه افراد غیرمتخصص هم بتوانند عهده‌دار تصدی برخی از شغل‌ها شوند، شغل‌های سطح پایین‌تر به گونه‌ای متحول می‌شوند. نتایجی که از تجزیه و تحلیل شغل به دست می‌آید، طراحی مجدد ساختار مشاغل را امکان پذیر می‌کند.
مشاوران شغلی که معمولا در اکثر سازمان‌ها حضور دارند، تنها زمانی قادر به ارائه خدمات مشاوره‌ای اثربخش هستند، که تمام مشاغل موجود در سازمان خود را بشناسند. همچنین نیاز است تا مشاورها با نیازهای شغلی، خصوصیات و صفاتی که برای تصدی هر شغل نیاز است، آشنایی کامل داشته باشند. برای اینکه آن‌ها بتوانند اطلاعات لازم درمورد هر جایگاه شغلی را به دست آورند، باید به دستاوردهای تجزیه و تحلیل شغل مراجعه کنند. علاوه بر موارد ذکر شده، برای معرفی سایر اهداف تحلیل مشاغل می‌توان به این گزینه‌ها نیز اشاره کرد:
برای اینکه بتوانید اطلاعات مربوط به تحلیل شغل را به دست آورید، باید از روش‌های مختلف، اقدام به جمع‌آوری دیتا کنید. در تمامی روش‌های جمع‌آوری اطلاعات، باید از افرادی استفاده شود که به منظور اجرای جنبه‌های مختلف شغلی، خصوصیات مشاغل و چهار ویژگی فردی لازم در هر شغل را آموزش دیده باشند. این دسته از افراد عبارتند از:
تحلیلگران شغل و متصدیان آموزش دیده کسانی هستند که یا در جایگاه شغلی موردنظر شاغلند و یا مدت زمان زیادی را صرف آنالیز کارمندانی که مشغول انجام یک شغل هستند، می‌کنند. منظور از متصدیان فعلی و سرپرستان، همان کارشناسان موضوع مورد مطالعه است. این افراد کسانی هستند که در زمینه محتوا و ضرورت‌های شغلی خود یا مشاغل تحت نظرشان، دانش زیادی را کسب کرده‌اند.
شیوه‌های متفاوتی به منظور جمع‌آوری اطلاعات در زمینه تحلیل شغل وجود دارد که در ادامه هریک از آن‌ها را بررسی خواهیم کرد.
زمانی که کارمند در یک جایگاه شغلی مشغول به کار است، بینش لازم درمورد ماهیت وظایف و چگونگی تعامل آن‌ها با یکدیگر را به دست می‌آورد. این روش، اطلاعات بسیار گسترده‌ای را در اختیار تحلیلگر قرار می‌دهد. اما اجرای همیشگی این روش شاید همیشه میسر نباشد؛ زیرا این کار بسیار پرهزینه و وقت گیر است.
فرد مشاهده‌گر ممکن است همان فرد تحلیلگر یا سایر افراد آموزش دیده در این زمینه باشند. روش مشاهده هم همانند اجرای شغل، داده‌های مفید و وسیعی را ارائه می‌دهد، ولی این روش هم پرهزینه و زمانبر است.
یکی از رایج‌ترین روش‌هایی که به منظور جمع‌آوری فهرستی از تمام وظایف و فعالیت‌های یک فرد شاغل انجام می‌شود، مصاحبه با کارکنان بخش‌های مختلف می‌باشد.
هرچند که طراحی پرسش‌نامه ممکن است اندکی به زمان نیاز داشته باشد، اما در نهایت با سرعت و دقت بیشتری می‌توانید اطلاعات مفیدی را از این روش به دست آورید.
پرونده‌های اطلاعاتی که معمولا در اکثر سازمان‌های بزرگ یافت می‌شوند، می‌توانند منبع مناسبی برای دستیابی به اطلاعات مشاغل و تحلیل آن‌ها باشند.
یکی دیگر از روش‌های جمع‌آوری اطلاعات این است که از یک فرد شاغل در جایگاه مورد نظرمان بخواهیم که خاطرات شغلی خود را به صورت روزانه یادداشت کند. هرچند که این روش هزینه‌ای ندارد، اما زمانبر است.
معمولا، در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ، مسئولیت تجزیه و تحلیل شغل برعهده دپارتمان منابع انسانی و یا مدیر منابع انسانی سازمان است. به عبارت دیگر، مدیر منابع انسانی، موظف است علی‌رغم پرداختن به موضوعاتی همچون فرآیند استخدام و جذب کارمندان، مشاوره‌های شغلی، تشخیص نیاز منابع انسانی در سازمان و… تمامی امور مربوط به تجزیه و تحلیل شغل را نیز انجام دهد.
البته، بسیار واضح است که دپارتمان منابع انسانی و یا کارشناس منابع انسانی قادر نیست از داخل یک اتاق و پشت میز، بتواند چنین فرایند پیچیده و تخصصی را به درستی پیگیری کرده و به اتمام برساند. از این رو، هنگامی می‌توان یک گزارش تجزیه و تحلیل شغلی را معتبر و مستند دانست که سایر بخش‌های سازمان نیز در گردآوری و تدوین آن، همکاری تنگاتنگی داشته باشند.
گفتنی است که در برخی از سازمان‌ها و یا کسب و کارهای بزرگ، فرد دیگری به نام مدیر عملیاتی، چنین مسئولیتی را برعهده دارد. زیرا مدیران عملیاتی، دارای وظایف شغلی گسترده‌ای بوده و خواسته یا ناخواسته در تمام فرآیندهای سازمان، نقشی کلیدی دارند. آن‌ها، در میان حجم وسیعی از مسئولیت‌هایشان به درستی می‌دانند که هر شغل دارای چه نوع فعالیت‌ها، وظایف و مسئولیت‌هایی است.
منظور از ملاحظات قانونی در تجزیه و تحلیل شغل، توجه به ویژگی‌های مختلف فردی و ایجاد فرصت های برابر در هنگام استخدام و جذب متقاضیان می‌باشد. آنچه مسلم است، افراد در زمان مصاحبه و پس از آن در هنگام استخدام، از نظر ویژگی‌های جنسی، نژادی، فرهنگی، بهره هوشی، استانداردهای سلامت جسمانی و… با یکدیگر متفاوت هستند. بنابراین، پیش از استخدام کارکنان در هر سازمان یا مجموعه ای، باید قوانینی مدون و مکتوب جهت تجزیه و تحلیل و همچنین تنظیم شرح مشاغل، تعیین گردیده و رعایت چنین قوانینی الزامی نیز باشد.
برای شفافیت بیشتر موضوع می‌توان به مشاغل نظامی اشاره کرد که پیش از استخدام افراد، استانداردهای لازم مانند وجود سلامت کامل جسمانی ضروری است و این امر در مجموعه قوانین نیروهای نظامی نیز مکتوب می‌باشد.
یکی از چالش‌های مدیران منابع انسانی در سال‌های اخیر، افزایش انگیزه، ایجاد رضایت و تعلق سازمانی کارکنان در بلند مدت است. درواقع آن‌ها با این پرسش روبرو هستند که چگونه می‌توان طراحی یک شغل و تدوین شرح وظایف را به گونه‌ای انجام داد که در بلند مدت متناسب با نیازها و خواسته‌های متصدی آن باشد. یکی از راه‌های رسیدن به این هدف، تجزیه و تحلیل شغل است. در این مقاله سعی برآن داشتیم تا شما را با این مفهوم آشنا کنیم و اهداف و چگونگی انجام آن را نیز به صورت کامل شرح دهیم.
