شما هم علیرغم فعالیت‌های شدید روزانه، هنگامی که به رختخواب می‌روید، بازهم کلافه و گیج و ناراضی از حجم کارهای انجام نشده تان هستید؟ تعداد کارهای عقب مانده تان از تعداد کارهای انجام شده تان،…
شما هم علیرغم فعالیت‌های شدید روزانه، هنگامی که به رختخواب می‌روید، بازهم کلافه و گیج و ناراضی از حجم کارهای انجام نشده تان هستید؟ تعداد کارهای عقب مانده تان از تعداد کارهای انجام شده تان، همیشه بیشتر است و اطرافیان تان همچنان شاکی از بی توجهی شما به امور مربوط به آن ها؟
اینجا دقیقا نقطه اشتراک ما انسان های این عصر است که بالاخره باید یاد بگیریم چگونه کارهایمان را اولویت بندی کنیم و با مدیریت زمان بالاترین میزان بهره وری را داشته باشیم. در همین راستا، در این مقاله، به شما خواهیم گفت که ماتریس آیزنهاور چطور به شما در مدیریت زمان و اولویت بندی کارهای تان کمک می‌کند.
سبک زندگی شهرنشینی و سرعت پرشتاب پیشرفت فناوری، باعث شده تا هرکدام از ما، با وظایف و تکالیف بسیاری مواجه شویم. از طرفی فعالیت های حرفه ای و تحصیلی هم روز به روز تخصصی تر می‌شوند و برای موفقیت در تمام جنبه های زندگی، باید هدفمند، برنامه ریز و دقیق باشیم، همه این ها یعنی پیچیدگی بیشتر و افزایش حجم کارها.
بنابراین، برای رسیدن به کامیابی و موفقیت، به ناچار باید 2 مهارت اولویت بندی کارها و مدیریت زمان را آموخت که در ادامه به هر دوی آن ها می‌پردازیم.
لازمه اولویت بندی امور، مدیریت بر زمان است که توسط آن، ارزش زمان را بهتر و بیشتر درک کرده و با کنترل آگاهانه بر روی عنصر زمان، می‌توانید فعالیت هایی مشخص، تعیین کنید و شاهد افزایش بهره وری در کارهای تان باشید. البته موفق نشدن در مدیریت کردن زمان، بنا به دلایلی مانند: کمال گرایی، ضعف در سپردن امور به سایرین، داشتن رؤیاهای غیر واقعی، ضعف در تصمیم گیری، تشخیص اشتباه اهمیت و فوریت کارها است.
ماتریس آیزنهاور، راهکاری فوق العاده برای مورد آخر است تا کارهای خود را به ترتیب اهمیت و فوریت دسته بندی کنید. همراه ما باشید در آشنایی با این جدول جذاب و مفید.
مفهوم ماتریس اولویت یا ماتریس آیزنهاور، توسط یکی از رؤسای جمهور پیشین آمریکا که مهارت بالایی در مدیریت زمان داشت، ایجاد شد. او در یکی از سخنرانی‌هایش به مشکلاتی اشاره کرد که آن‌ها را یا فوری می‌دانست یا مهم. بعدها سخنان او تبدیل به یک مدل کارآمد شد که نتیجه آن را در جدول زیر مشاهده میکنید.
به طور کلی این ماتریس بر دو ویژگی فوریت و اهمیت امور روزانه استوار است. بنابراین جدول شامل 4 قسمت یا دسته است که طبق آن به برنامه ریزی مشغول نخواهید شد، زیرا هیچ گونه محدودیت زمانی در آن مقرر نشده است. بلکه کارها و فعالیت‌های‌تان را درون هر قسمت قرار میدهید و به سرعت اولویت بندی‌تان انجام خواهد شد.
پیش از پرداختن به هریک از قسمت های 4 گانه ماتریس آیزنهاور، بهتر است توضیح مختصری راجع به دو دسته وظایف مهم و وظایف فوری ارائه کنیم تا درک بهتری از این نوع وظایف داشته باشید.
میزان اهمیت یک کار (Importance) به طور مستقیم با اهدافی که برای بخش‌های مختلف زندگی‌تان انتخاب کرده‌اید، در ارتباط است. امور مهم، کارهایی هستند که به اهداف بزرگ و ارزش‌های زندگی‌تان گره خورده و انجام ندادن شان باعث ورود آسیب‌های جدی و ماندگار به زندگی خواهد شد.
به یاد داشته باشید که هر فرد، اهداف مختص به خود را دارد. بنابراین اگر کاری برای شما مهم باشد لزوما به این معنا نیست که همان کار برای همسر، دوست، همکار و… نیز مهم است. یک مثال واضح برای این دسته از امور مطالعه روزانه زبان انگلیسی در مدت یک سال با هدف قبولی در آزمون آیلتس است که فقط برای شما اهمیت دارد و نه هیچ یک از دوستان و آشنایان.
برای توضیح فوریت یا Urgencyیک کار، بهتر است بدانیم که این کار، درست در همین لحظه تا چه حد به توجه نیاز دارد؟ یعنی اگر این کار را در همین لحظه یا نهایتا چند ساعت بعد انجام ندهید، مشکلات و دردسرهای فراوانی برایتان بوجود می‌آید؟ آیا عدم انجام این کار، باعث می‌شود تمام فرصت های موجود در آینده برای انجام آن را نیز از دست بدهید؟ اگر پاسخ تان بله باشد، قطعا چنین کاری جزء وظایف فوری شما تلقی می‌شود، مثل پاسخ به یک تلفن مهم کاری برای انعقاد قرارداد، که مدت ها است منتظر آن هستید.
حال که با این دو دسته از امور به خوبی آشنا شدید، در ادامه این مطلب از رشدانا، به توضیح هریک از قسمت های 4 گانه ماتریس آیزنهاور (به نام‌های ماتریس استیون کاوی و همینطور ماتریس اهمیت و فوریت نیز شناخته می‌شود) می‌پردازیم.
این دسته از وظایف، دارای بالاترین سطح اولویت در میان سایر وظایف شما هستند. بنابراین، باید تمام تلاش و تمرکز خود را بر انجام این امور بگذارید تا طی چند ساعت آتی و یا در همان روز به طور کامل انجام شوند.
این قسمت از ماتریس که همان بخش سبز رنگ می‌باشد، به این دلیل ناحیه تنش نام گرفته که همه وظایف مهم و فوری تان در آن جای می‌گیرد، کارهایی که به طور طبیعی استرس و فشار زیادی بر شما وارد می‌آورند. البته وظایف بخش های 2 و 3 نیز اگر در موعد مقرر تکمیل نشوند، در نهایت به همین بخش منتقل شده و بر میزان استرس و فشارتان تا حد زیادی می‌افزایند.
این وظایف، شامل همه کارهای بحرانی است که برای به اتمام رساندن آن ها فرصت بسیار کمی دارید و در صورت تکمیل نشدن، پیامدهای بسیار جدی در انتظارتان است. برای تشخیص این گونه کارها از خودتان بپرسیدد که:
مثال واضح این بخش، بیمارستانی است که باید عمل‌های جراحی گوناگونی طی روز انجام دهد. اما برخی از این عمل‌ها، مهم و فوری هستند به طوری که همین امروز و هر چه سریع‌تر باید انجام شوند. مثلا عمل‌های اورژانسی همچون ضربه مغزی از اولویت بالاتری نسبت به عمل جراحی زیبایی بینی برخوردار است.
بگذارید مثال دیگری برایتان بیاوریم. تصور کنید امروز 5 شنبه است و شما طبق شرح وظایف شغلی تان باید آخرین روز هفته گزارش کاری خود را به مدیرتان ارائه کنید. این در حالی است که هنوز گزارش این هفته را تکمیل نکرده‌اید. آیا تکمیل و ارسال گزارش کاری هفته در روز 5شنبه، برای شما جزء کارهای مهم و فوری است؟ بله.
پس از اینکه توانستید کارهای مهم و فوری خود را به درستی تشخیص دهید، نوبت به مدیریت آن‌ها میرسد. برای انجام کارهای این بخش و کاهش استرس‌تان، از 2 روش زیر می‌توانید استفاده کنید.
تصور کنید که هر روز صبح بتوانید یک قورباغه زنده را قورت بدهید، قورباغه‌ای که قورت دادنش چنان سخت است که همه ما از آن فراری هستیم. پس اگر بتوانید همان اول روز، قورباغه خود را بخورید؛ دیگر نگران حجم کارهای استرس‌زا خود نبوده و مشغول انجام وظایف دیگرتان خواهید شد.
قورباغه در اینجا همان کارهای سختی است که هم مهم‌اند و هم فوری! از این رو، انجام این امور در ابتدای روز نه تنها حال بهتری برایتان ایجاد می‌کند بلکه منجر به شکل گیری احساس احترام نسبت به خودتان نیز می‌شود. پس، توصیه می‌کنیم از سخت ترین کار در ابتدای روز شروع کنید و به تدریج میبینید که کارها آسان و آسان‌تر خواهند شد.
تکنیک یا فن پومودورو یکی از تکنیک‌های ساده‌ی در مدیریت زمان است. این تکنیک با ایده گرفتن فردی به نام فرانچسکو سیریلو از آشپزی ایتالیایی، شکل گرفت و ابزاری که برای اجرای این فن استفاده می‌شود یک ساعت به شکل گوجه فرنگی است که به نماد این تکنیک تبدیل شده است.
برای انجام کارهای مهم و فوری، وظایف خود را در نظر گرفته و آن‌ها را در قسمت سبز رنگ ماتریس بنویسید، سپس:
در ناحیه آبی ماتریس، کارها و اهداف بلند مدتی قرار می‌گیرند که علیرغم برخورداری از اهمیت بالا، زمان مشخصی برای انجام شدن، ندارند. به عبارت بهتر، این خود شما هستید که باید کارهای مهم اما غیر فوری‌تان را زمان بندی کرده و برای به اتمام رسیدن‌شان نیز برنامه ریزی کنید. در واقع پس از تکمیل کارهای بخش اول، نوبت کارهای مهم و غیر فوری است.
این بخش از ماتریس آیزنهاور که همان ناحیه آبی رنگ ماتریس می‌باشد، به نام بخش تصمیم‌گیری نیز شناخته می‌شود. شعار این بخش این است که ابتدا زمان بندی کن، سپس تصمیم بگیر. نکته مهمی که اکثر افراد در رابطه با این قسمت از ماتریس، فراموش می‌کنند این است که وظایف قسمت آبی، از لحاظ میزان اهمیت تفاوت چندانی با بخش اول (کارهای مهم و فوری) ندارند. پس به همین دلیل، اغلب کارهای این قسمت را با این تصور که فوری نیستند، هیچ‌گاه به تعویق نیندازید!
بنابراین، با پاسخ دادن به سؤالات زیر خواهید دانست که آیا وظایف پیش روی شما در بخش امور مهم و غیر فوری قرار می‌گیرند یا نه.
اگر پاسخ‌تان به هر دو سؤال بالا بله باشد، قطعا چنین کاری در دسته وظایف مهم و غیر فوری قرار می‌گیرد اما به خاطر داشته باشید که امور غیر فوری حتما و الزاما نیازمند برنامه‌ریزی و تعیین زمانبندی هستند، از این رو، هیچ گاه این امور را پیش از به اتمام رساندن کارهای بخش اول (امور مهم و فوری) انجام ندهید.
به عبارت دیگر، فقط به این دلیل که این کارها جزئی از وظایف غیر فوری شما محسوب می‌شوند، نباید به راحتی نادیده گرفته شوند و اینگونه تصور کنید که چنین کارهایی نیازمند به زمانبندی نیستند. بلکه این وظایف در صورتیکه دارای برنامه زمانبندی مشخصی نباشند، مدام به تعویق می‌افتند تا روزی که شما باید آن‌ها را در لیست کارهای مهم و فوری خود جای دهید.
یک نمونه واضح از کارهای این دسته، در همان مثال بیمارستان، عمل های جراحی مهمی است که بیمار مدت ها تحت نظر پزشک قرار داشته و روز مشخصی برای عمل مقرر شده است، همانند عمل جراحی تیروئید.
نمونه دیگری که برای وظایف و کارهای این قسمت وجود دارد ورزش کردن برای حفظ سلامتی تان است. فرض کنید که به تازگی دچار اضافه وزن و فشار خون بالا شده اید و توصیه پزشک به شما این است که باید روزانه نیم ساعت ورزش کنید. شما می‌توانید ورزش کردن را به تعویق بیندازید اما فراموش نکنید که به زودی افزایش وزن و فشار خون چنان سلامتی شما را تحت تأثیر قرار می‌دهد که باید ورزش را به لیست کارهای مهم و فوری منتقل کنید.
ابتدا این قسمت از کارها را، دسته بندی کنید و سپس آن‌ها را در لیست‌های برنامه ریزی مدت دار (روزانه، هفتگی، ماهانه، سالانه) جای دهید. برای موفقیت در انجام کارهای مهم و غیر فوری، ناچار هستید که از تکنیک‌های برنامه ریزی بهره ببرید.
تکنیک‌هایی مانند فن پومودورو که طی آن ملزم به انجام حتمی کارها باشید یا نصب نرم افزارهای برنامه ریزی که با استفاده از آن، می‌توانید لیستی از کارها و زمانبندی برای آن‌ها ایجاد کرده و وظایف خود را به خوبی مدیریت کنید.
Soft Skills Expert
مهارتهای نرم، مقدمه و لازمه ورود به دنیای توسعه فردی و کسب و کار
